Quels sont les bons outils pour la gestion de projet ?

La gestion de projet est de plus en plus plébiscitée dans les entreprises de nos jours. Mais conduire un projet d’une main de maitre ne s’improvise pas. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet. La gestion de projet s’appuie sur des méthodes précises, mais aussi sur des outils. Cela peut être des outils informatiques, comme des logiciels, mais aussi sur une connaissance de techniques managériales. Parvenir à une gestion de projet couronnée de succès repose sur des connaissances techniques et humaines, que l’on ne peut pas deviner. Découvrez dans cet article comment organiser un projet, quelles sont les méthodes à connaître et sur quels logiciels vous pourrez vous appuyer.

La gestion de projet, qu’est-ce que c’est ?

La gestion de projet a pour but l’organisation d’un projet donné et se fait en utilisant des techniques qu’il faut connaître pour simplifier et organiser le travail nécessaire. Il existe des définitions très précises pour un projet. Ce qui en ressort est qu’un projet est par essence unique et temporaire. Un projet doit se faire dans un temps déterminé et a un objectif précis. C’est dans son aspect limité dans le temps que le projet diffère d’une opération. Les opérations sont réalisées grâce à des processus identiques et répétitifs. Alors que pour parvenir aux résultats de votre projet, il faudra mettre en place des processus uniques. C’est là toute la difficulté de parvenir à une gestion de projet réussie. Mais soyez rassuré, il existe des étapes pour parvenir à vos fins. Il existe aussi des outils de gestion, dont nous vous expliquerons les avantages plus bas dans cet article. Pour bien choisir, comparez les outils de gestion de projets, au vu de ce qu’ils peuvent vous apporter !

Quelles sont les étapes d’une gestion de projet réussie ?

De nombreuses méthodes ont été développées pour une gestion de projet qui atteint son but. Des normes généralistes sont très utiles pour fournir des lignes directrices, applicables à la plupart des projets. Il existe aussi une norme internationale, ISO 21500. Cette norme de 39 pages donne un cadre de référence pour une gestion de projet bien menée. C’est une norme complémentaire à la norme ISO 10006. Elle peut s’appliquer pour toutes les entreprises, car elle définit les rôles de chacun de façon générale, ainsi que cinq grands processus, qui peuvent être appliqué par toutes sortes de société. Ces cinq groupes sont :

  • Le lancement. Cette étape consiste en l’élaboration du projet. C’est le moment de réfléchir au pourquoi de ce projet, en identifiant les besoins et l’utilité de votre idée. Il peut être opportun à ce moment de lancer une étude de faisabilité. Et enfin, c’est lors de cette première étape qu’il faut réfléchir au budget nécessaire et aux moyens humains dont vous aurez besoin. Il faut donc aussi identifier les membres de l’équipe qui seront impliqués pour la réussite de ce projet
  • La planification. Lors de cette étape, il faut élaborer les plans du projet. Définition du contenu, création d’un organigramme des tâches, mais aussi estimation des ressources indispensables à la gestion de ce projet. Cette partie est très importante, car tout se réfléchit à ce moment. Les approvisionnements, la communication, mais aussi l’évaluation des risques, toute la réflexion se fait lors de cette planification.
  • La mise en œuvre est l’étape de la réalisation. Il faut diriger le projet, gérer toutes les personnes impliquées, s’occuper de la sélection des fournisseurs et traiter les risques s’il y-en a.
  • Le suivi, aussi appelé la maîtrise, est, comme son nom l’indique l’étape de la surveillance. Il faut maîtriser le projet, les étapes, le contenu, les ressources ou l’échéancier. Une gestion de projet réussie est une gestion qui sait respecter les délais prévus. Ainsi, il est nécessaire de veiller à ce que tout se déroule comme prévu lors de la planification. Qualité, contrats et coûts ne doivent pas être oubliés lors de ce suivi général.
  • La clôture est l’étape de fermeture du projet, ou d’une grande phase du projet. C’est donc le moment de rassembler les parties prenantes pour avoir leur retour d’expérience, ce qui vous sera très utile pour organiser un prochain projet. Il est toujours très important de faire le bilan sur les expériences de chacun. Cela pourra être vraiment utile pour la conduite d’un prochain projet. Il est aussi conseillé de faire une petite liste en trois axes : documentaire, contractuelle et clients. C’est une façon de clôturer « physiquement » le projet, en archivant les données ou en vérifiant le paiement des différentes factures inhérentes à vos opérations. Cette étape est très utile pour permettre à tous les acteurs qui ont travaillé sur le projet d’y mettre un terme et de pouvoir passer à autre chose. N’oubliez pas de prévoir une réunion de clôture, avec tous les participants pour que tous puissent faire un bilan. Et enfin, sur un plan un peu plus informel, une petite fête de fin de projet s’impose. Si ce n’est pas obligatoire, c’est un excellent moyen de remercier tous vos collaborateurs de leur travail, et de renforcer et de valoriser votre équipe.

En plus de cette norme internationale, il existe d’autres techniques d’organisation, comme celle de PRINCE2, ICB ou encore PMBOK. Ces méthodes sont toutes généralistes et peuvent être adaptées en fonction de votre branche.

Les outils à votre disposition

Les logiciels

Il existe de nombreux logiciels pour vous aider à bien organiser votre projet. Vous trouverez de multiples logiciels, gratuits ou non, à choisir en fonction de vos critères. L’utilisation d’un logiciel qui vous correspond aura des avantages indéniables pour la conduite de votre projet.

L’un des premiers avantages est le gain de temps. Une fois que vous aurez ciblé les fonctionnalités qui vous intéressent et que vous aurez maitrisé le logiciel, vous pourrez gagner un temps précieux sur l’ensemble des tâches à venir.

Le second est de simplifier le travail en équipe. Tous vos collègues ont accès aux mêmes informations. Plus besoin de faire des copies papiers et de faire la queue à la photocopieuse. Plus besoin non plus de copier des fichiers sur clef USB et d’en faire la distribution par la suite. Plus de perte de documents, plus de perte de temps, tout le monde à un accès rapide à toutes les informations nécessaires à la poursuite de leur travail.

Le troisième est la sécurité de vos données. Dans un monde toujours plus connecté, il est toujours plus malin de stocker ses informations dans des espaces numériques sécurisés. En ayant vos documents sur un cloud, vous n’êtes plus à la merci d’une panne informatique ou d’un accident sur un document papier très important.

Le dernier avantage est un professionnalisme accru. Une organisation solide s’appuie absolument sur des outils. Une fois que vos équipes seront familiarisées avec l’outil de gestion choisi, vous remarquerez sans doute une rigueur et une efficacité accrue. Un logiciel ne remplace pas un travail d’équipe. Par contre, il participe à un travail d’équipe efficace et sérieux.

Les moyens humains

Pour une gestion de projet efficace, il est nécessaire de construire une équipe. En fonction de la complexité du projet en cours, il peut être géré par un commanditaire ou un comité de pilotage. Ensuite, la responsabilité de l’avancement du projet est confiée à un chef de projet. Sous sa responsabilité se trouve une, ou plusieurs équipes. Il se peut même que vous ayez besoin d’équipes indépendantes. Plus les projets sont importants et demandent l’intervention et le travail de nombreuses personnes, plus l’utilisation d’un logiciel de gestion est importante. N’hésitez pas à investir dans un bon logiciel, qui vous offrira tous les avantages évoqués ci-dessus.

Le diagramme de Gantt

L’un des outils de gestion les plus répandus est le diagramme de Gantt. Il vous aide à représenter de façon visuelle l’avancement de votre projet. Ce diagramme regroupe sur une colonne toutes les taches nécessaires à l’organisation de votre projet, en les représentant par des barres colorées. Il est complété par une ligne horizontale de temps (dont les unités sont à choisir en fonction de votre organisation, donc jour, semaine ou mois) pour vous permettre de constater très rapidement l’avancement de ces diverses taches. Ce qui est extrêmement intéressant avec ce diagramme, c’est qu’il est aussi possible d’y indiquer les interdépendances entre chacune. Il est aussi possible d’y ajouter de nombreuses autres informations, comme les ressources nécessaires ou le planning des équipes.

L’avantage principal du diagramme de Gantt est de permettre d’identifier réellement rapidement l’avancement, le retard ou les dates butoirs pour toutes les étapes de votre projet en cours. Cet outil est appelé outil de planification et complète parfaitement la méthode du PERT, qui est un outil analytique.

La méthode du PERT

Cette méthode a été mise au point par la Navy américaine lors des années 50. Elle a pour but de donner une méthode, ainsi que des moyens pratiques, pour décrire, analyser et suivre toutes les activités nécessaires à la poursuite d’un projet. Son objectif est de parvenir à trouver la meilleure façon de faire pour que le projet en cours soit terminé le plus rapidement possible. Cette méthode vous aide aussi à identifier rapidement les points les plus critiques, qui méritent toute votre attention pour ne pas créer de retard. Le PERT vous permet de calculer le plus précisément possible le temps nécessaire pour chaque tache, en deux données : le temps minimal ainsi que le temps maximal.

D’autres méthodes ont été développées par la suite pour apporter plus de précision. La méthode des antécédents par exemple ou la méthode de la chaine critique par exemple.

Ne pas avoir peur du changement et l’anticiper

Pour réussir votre gestion de projet, il y a une notion très importante à comprendre et à prendre en compte. C’est celle du changement. Il est tout à fait possible, voire obligatoire, qu’entre la planification et la mise en œuvre, vous vous rendiez compte que quelque chose doit être changé. Dans ce cas, il est important de connaître la conduite du changement. Il est très important d’aborder une politique de changement avec tact, car vos équipes auront certainement des difficultés à changer leur méthode de travail. C’est tout à fait normal et c’est pour ça qu’il existe des méthodes de management pour aider vos collaborateurs à changer en douceur. Kurt Lewin, auteur d’un modèle de gestion du changement, défini trois grandes étapes pour accompagner une transition au changement la plus douce possible pour vos équipes.

  • Première étape, le dégel (ou unfreeze en anglais). Cela consiste à faire comprendre à vos collaborateurs qu’un changement est inévitable. Cette phase de préparation est indispensable, pour limiter une résistance de vos collègues face à un changement trop brutal. Néanmoins, il est tout de même possible que des résistances apparaissent tout de même, ce qui est tout à fait normal.
  • Deuxième étape, le changement (change). Normalement, la première étape a préparé les esprits à l’inéluctabilité d’un changement. C’est donc le moment de mettre en place ce changement concret. Il faut alors expliquer le nouveau fonctionnement à vos collègues et de définir des pratiques plus fonctionnelles.
  • Troisième étape, le gel (ou le refreeze). Pour éviter à tous de reprendre leurs anciennes habitudes de travail qui posaient un problème, il faut donc geler les changements, c’est-à-dire, les rendre permanents et bien intégrés dans la routine de travail de chacun. Il faudra ainsi veiller à ce que les nouvelles méthodes de travail soient appliquées scrupuleusement, sous peine de devoir retourner au point de départ.

La gestion de projet est un vaste sujet. Heureusement, il existe de nombreuses ressources pour vous aider à réussir votre projet, quel qu’il soit et peu importe le domaine professionnel. S’entourer de collaborateurs motivés et impliqués est un point très important, car même si les logiciels informatiques sont vraiment utiles, ils ne remplacent pas une équipe solide. Par contre, investir dans un logiciel de qualité apportera un soutien non négligeable pour la bonne poursuite de votre projet. Appliquer des méthodes avérées et utiliser des outils techniques spécifiques sont les meilleurs moyens d’atteindre vos objectifs et de faire de votre projet une réussite.

 

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